Datenschutzerklärung

Informationen zum Datenschutz

Stand: 16. Oktober 2024

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein zentrales Anliegen.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre Personendaten erheben, verarbeiten und nutzen, wenn Sie unsere Rechtsberatungs- und Treuhanddienstleistungen, insbesondere Lohnbuchkontrollen, in Anspruch nehmen. Sie basiert primär auf dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und berücksichtigt, soweit anwendbar, auch die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Aquilaw AG
Nordstrasse 168
8037 Zürich
E-Mail: info@aquilaw.ch
Telefon: 044 261 11 77

2. Erhobene Personendaten

Wir verarbeiten verschiedene Personendaten, die Sie uns im Rahmen der Mandatierung und bei der Nutzung unserer Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Dazu gehören:

Stammdaten: z.B.: Anrede, Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adress- und Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Firma für welche Sie tätig sind (inkl. Kontaktinformationen und Ansprechpartner), Sprache, Kundennummern, Benutzernamen, Finanzinformationen, AHV-Nummern.
Vertragsdaten: z.B. Informationen betr. Anbahnung, Abschluss, Abwicklung, Verwaltung und Beendigung von Verträgen zwischen Ihnen und uns, Informationen im Zusammenhang mit Bewerbungen, Interaktionshistorie, Finanz- und Zahlungsinformationen wie Bonität, Informationen im Zusammenhang mit der Durchsetzung von Forderungen, Bankdaten.
Kommunikationsdaten: z.B.: Stammdaten, Vertragsdaten, Kommunikationsinhalt aus schriftlicher, elektronischer und mündlicher Korrespondenz (inkl. Social Media Posts und Nachrichten etc.), Angaben aus Umfragen, Informationen zu Zeit, Ort, Art etc. der Kommunikation, Identitätsnachweise, Randdaten.
Verhaltens- und Transaktionsdaten: z.B. im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite, mit Ihrem Besuch unserer Standorte, der Teilnahme an Veranstaltungen, Events, Wettbewerben und Umfragen, der Nutzung von elektronischen Kommunikationswegen.
Technische Daten: z.B. IP-Adressen, Geräte-IDs.
Marketingdaten: z.B. Informationen zu persönlichen Präferenzen und Interessen, An- und Abmeldungen bei Newslettern, Inhalt von Marketingkorrespondenz).
Daten im Rahmen von GAV – Lohnbuchkontrollen: Im Rahmen von GAV - Lohnbuchkontrollen erheben und verarbeiten wir beispielsweise folgende Daten: Firmenbezogene Daten: Firma, Adressen, betriebswirtschaftliche und buchhalterische Daten, Mitarbeiterdaten: Personalien, Adressen, Lohndaten, Arbeitszeiten, Sozialversicherungsdaten und weitere arbeitsrechtlich und kollektivarbeitsrechtlich relevante Angaben. Besonders schützenswerte Personendaten, wie bspw. Daten zur Gesundheit oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Personendaten ausschliesslich zu folgenden Zwecken:

Erbringung unserer Dienstleistungen: Durchführung und Abwicklung von Rechtsberatungs-, Treuhandmandaten und Durchführung von GAV - Lohnbuchkontrollen im Auftrag von paritätischen Kommissionen oder dem SECO.
Vertragserfüllung: Zur Vorbereitung, Durchführung und Beendigung von Verträgen sowie für die Kommunikation mit Ihnen.
Rechtliche Verpflichtungen: Erfüllung von gesetzlichen und regulatorischen Pflichten, insbesondere im Bereich der Buchführung, Steuer- und Compliance-Vorschriften.
Sicherstellung unserer berechtigten Interessen: Wahrung und Verteidigung unserer rechtlichen Ansprüche, Verbesserung unserer Dienstleistungen sowie Pflege der Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden.
Weitergabe von Daten im Rahmen von Lohnbuchkontrollen: Im Zuge von Lohnbuchkontrollen übermitteln wir relevante Daten, insbesondere Angaben zu Löhnen und Sozialversicherungen, an die paritätischen Kommissionen, die uns mit der Prüfung beauftragt haben. Diese Weitergabe erfolgt ausschliesslich zu dem Zweck, die Einhaltung von Gesamtarbeitsverträgen und anderen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen zu überprüfen.
Stellenbewerbung: Wenn Sie sich bei uns für eine Stelle bewerben, beschaffen und bearbeiten wir die entsprechenden Daten zum Zweck der Prüfung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei erfolgreichen Bewerbungen für die Vorbereitung und den Abschluss eines entsprechenden Vertrags. Dazu bearbeiten wir neben Ihren Kontaktdaten und den Angaben aus der entsprechenden Kommunikation insbesondere auch die in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Daten und die Daten, wie wir zusätzlich über Sie beschaffen können, bspw. aus berufsbezogenen sozialen Netzwerken, dem Internet, den Medien und aus Referenzen, falls Sie einwilligen, dass wir Referenzen einholen.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Personendaten erfolgt auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

Sofern die Bearbeitung von Personendaten gesetzlich gefordert oder legitimiert ist (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
Zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder Firma oder im Rahmen der Vertragsanbahnung Der wesentliche Teil der Bearbeitung von Personendaten in unserem Unternehmen erfolgt im Rahmen der Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Dienstleistungserbringung im Rahmen eines Mandatsverhältnisse).
für die Wahrnehmung berechtigter Interessen unsererseits oder seitens Dritter.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Personendaten erfolgt nur, wenn dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Beispiele hierfür sind:

Externe Dienstleister: IT- und Hosting-Provider, Zahlungsdienstleister, Buchhaltungs- und Inkassounternehmen.
Behörden und Gerichte: Wir können verpflichtet sein, Ihre Daten an Gerichte, Steuerbehörden oder andere staatliche Einrichtungen weiterzugeben, um gesetzlichen Vorgaben nachzukommen.
Paritätische Kommissionen: Im Rahmen von Lohnbuchkontrollen übermitteln wir relevante Daten an die paritätischen Kommissionen, die uns mit der Kontrolle beauftragt haben.

Daten werden nur dann an Dritte im Ausland übermittelt, wenn dies gesetzlich zulässig ist, insbesondere wenn der Empfänger einen angemessenen Datenschutz gewährleistet.

6. Dauer der Speicherung

Ihre Personendaten werden von uns so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Konkrete Aufbewahrungsfristen richten sich nach den einschlägigen rechtlichen Vorgaben, wie z. B. den steuerlichen und buchhalterischen Aufbewahrungspflichten.

7. Ihre Rechte

Gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre Personendaten:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Personendaten wir über Sie verarbeiten.
Recht auf Berichtigung: Sie können unrichtige oder unvollständige Personendaten korrigieren lassen.
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Personendaten zu widersprechen, wenn wir diese auf Basis unserer berechtigten Interessen verarbeiten.
Recht auf Datenübertragbarkeit: In Fällen, in denen dies anwendbar ist, können Sie verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen Format zur Verfügung stellen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.

8. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Zerstörung zu schützen. Diese Massnahmen werden regelmässig überprüft und an den technologischen Fortschritt angepasst.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie auf geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen abzustimmen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf unserer Website.

Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anliegen zum Thema Datenschutz haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, können Sie uns unter den folgenden Kontaktdaten erreichen:

Aquilaw AG
Nordstrasse 168
8037 Zürich, Schweiz
E-Mail: info@aquilaw.ch
Telefon: 044 261 11 77